GARIS PANDUAN PELAKSANA

PERMOHONAN

1. Tempoh permohonan bermula dari 27 Februari 2025 hingga 15 Jun 2025.
2. Hanya permohonan yang lengkap sahaja akan diproses.
3. Permohonan boleh dilakukan secara dalam talian melalui pautan PERMOHONAN di bawah.
4. Senarai semak permohonan:

i) Individu (Tokoh Wanita)

• Salinan kad pengenalan pemohon.
• Kertas cadangan pelaksanaan program.
• Resume lengkap tokoh wanita beserta dokumen sokongan (sijil/ pengiktirafan) – 5 pencapaian yang tertinggi dan terkini.
• Resume lengkap tenaga pengajar beserta dokumen sokongan (jika berkaitan).
• Penyata akaun bank individu.
• Video ringkas pelaksanaan program (maksimum durasi: 5 minit)

ii) Pertubuhan/syarikat

• Salinan kad pengenalan pengerusi.
• Salinan kad pengenalan setiausaha.
• Salinan sijil pendaftaran (ROS/ SSM/ etc.)
• Penyata e-roses (wajib bagi NGO ROS)
• Borang maklumat pertubuhan yang berdaftar dengan selain ROS (jika berkaitan).
• Resume lengkap tokoh wanita beserta dokumen sokongan (sijil/ pengiktirafan) – 5 pencapaian yang tertinggi dan terkini.
• Resume lengkap tenaga pengajar beserta dokumen sokongan (jika berkaitan).
• Penyata akaun bank syarikat/ pertubuhan.
• Laporan tahunan organisasi.
• Video ringkas pelaksanaan program (maksimum durasi: 5 minit)

VERIFIKASI

1. Permohonan yang lengkap dan menepati garis panduan yang ditetapkan akan melalui proses semakan dan verifikasi.
2. Sekiranya pemohon didapati memberikan maklumat palsu, KPWKM berhak pada bila-bila masa menolak, menamatkan atau menarik balik tawaran serta peruntukan.
3. Seterusnya permohonan akan disenarai pendek untuk sesi pembentangan bersama Jawatankuasa Pemilihan PERANTIS bagi tujuan penilaian dan pemilihan.

PENILAIAN DAN PEMILIHAN

1. Proses penilaian dan pemilihan akan dilaksanakan oleh Jawatankuasa Pemilihan PERANTIS yang terdiri daripada panel jemputan yang pakar dalam bidang yang berkaitan.
2. Pembentangan kepada Jawatankuasa akan dibuat oleh Tokoh Wanita atau Pelaksana.
3. Pembentangan juga boleh dibuat wakil Tokoh Wanita atau Pelaksana yang sah dengan alasan yang munasabah.
4. Penilaian adalah berdasarkan budi bicara ahli jawatankuasa dan syarat-syarat asas pertimbangan PERANTIS.

KELULUSAN

1. Pemakluman kelulusan akan dikemukakan kepada pemohon yang berjaya secara bertulis.
2. Surat Kelulusan akan disediakan kepada penerima untuk ditandatangani dan diduti setem sebelum dikembalikan semula kepada pihak Urus Setia dalam tempoh 14  hari dari tarikh penerimaan surat tersebut. Kos duti setem perlu ditanggung oleh penerima.
3. Akuan penerimaan Surat Kelulusan dan tawaran perlu ditandatangan oleh Pelaksana atau pihak yang diberi kuasa oleh Pelaksana serta seorang (1) saksi.
4. Sekiranya penerima gagal mengembalikan Surat Kelulusan tersebut dalam tempoh yang ditetapkan, kelulusan tersebut dianggap terbatal serta-merta tanpa perlu sebarang notis pemakluman daripada pihak Urus Setia.
5. Sebarang keputusan yang dibuat oleh pihak Urus Setia dan Jawatankuasa Pemilihan PERANTIS adalah muktamad.

PEMBAYARAN

1. Peruntukan akan disalurkan setelah Surat Kelulusan yang lengkap diterima oleh pihak Urus Setia serta memastikan jumlah peserta mencapai sasaran yang telah ditetapkan.
2. Pemohon yang berjaya perlu mengemukakan akuan penerimaan peruntukan kepada pihak Urus Setia dalam tempoh tujuh (7) hari setelah menerima surat pemakluman penyaluran peruntukan daripada pihak Urus Setia.

TATACARA KEWANGAN

1. Tatacara kewangan bagi pelaksanaan PERANTIS adalah tertakluk kepada tatacara kewangan Kerajaan yang berkuatkuasa.
2. Kadar perbelanjaan adalah tertakluk kepada kelulusan Jawatankuasa Pemilihan PERANTIS.
3. Peruntukan hendaklah digunakan bagi tujuan pelaksanaan program yang telah dipersetujui dan termaktub dalam Surat Kelulusan.
4. Peruntukan yang diberi adalah bagi tempoh yang ditetapkan sahaja. Sekiranya peruntukan tersebut didapati tidak digunakan dalam tempoh tersebut, maka peruntukan tersebut perlu dipulangkan semula kepada KPWKM.
5. Pelaksana mempunyai obligasi untuk memberikan kerjasama dan kebenaran untuk pihak Kerajaan membuat pemeriksaan atau auditan terhadap apa-apa perbelanjaan yang dibuat oleh Pelaksana dalam menguruskan peruntukan PERANTIS.

PERBELANJAAN YANG TIDAK DIBENARKAN

Senarai perbelanjaan yang tidak dibenarkan adalah seperti berikut:

1. Pembelian harta modal atau aset seperti bangunan, komputer, mesin jahit dan sebagainya.
2. Apa-apa jenis bantuan yang berbentuk wang tunai/ barangan/ baucar/ pinjaman/ biasiswa/ modal perniagaan dan sebagainya.
3. Sebarang ganti rugi sama ada melibatkan peserta, penceramah, pihak ketiga dan sebagainya.
4. Bayaran kos operasi berkala bagi organisasi seperti gaji kakitangan, bil utiliti, sewaan, caruman dan lain-lain.

Sebarang perbelanjaan selain daripada yang dinyatakan di atas adalah tidak dibenarkan dan perlu dipulangkan semula kepada KPWKM.

PEMULANGAN BAKI

1. Pelaksana perlu memulangkan baki peruntukan yang tidak habis dibelanja atau terdapat perbelanjaan yang tidak dibenarkan atau berlaku pelanggaran syarat dalam tempoh kontrak yang dinyatakan dalam Surat Kelulusan.
2. Pemulangan baki perlu dilakukan dalam tempoh 30 hari daripada tarikh surat arahan pemulangan baki diterima oleh Pelaksana.
3. Sebarang rayuan untuk tidak memulangkan baki peruntukan tidak akan dipertimbangkan.

PELANGGARAN SYARAT

1. Notis Mungkir akan dikeluarkan kepada Pelaksana yang didapati telah melanggar syarat-syarat dan terma yang telah ditetapkan seperti yang terkandung dalam Surat Kelulusan.
2. Tindakan yang boleh diambil oleh Kementerian/ Agensi terhadap Pelaksana yang melanggar syarat adalah seperti berikut:
   • Menamatkan kelulusan dan menarik balik peruntukan;
   • Menyenarai hitam Pelaksana yang bermasalah; atau
   • Tindakan perundangan.

SURAT KUIRI

Surat Kuiri akan dikemukakan kepada Pelaksana sekiranya didapati:

1. Laporan Pelaksanaan Program tidak lengkap.
2. Maklumat yang diberikan tidak tepat atau palsu.
3. Pelaksanaan program tidak menepati skop yang telah dipersetujui dalam Surat Kelulusan.
4. Terdapat perbelanjaan yang tidak dibenarkan.
5. Terdapat elemen yang disyaki menjurus kepada pelanggaran syarat.

Surat Kuiri perlu dijawab beserta dengan maklumat yang diperlukan dalam masa 14 hari daripada tarikh penerimaan Surat Kuiri. Sekiranya tiada maklum balas daripada Pelaksana dalam tempoh tersebut, Pelaksana boleh dianggap telah melanggar syarat dan boleh diambil tindakan.

TATACARA PELAKSANAAN

1. Pelaksana perlu memaklumkan tarikh dan jadual pelaksanaan program, tempat dan nama program, banner serta resume penceramah jemputan (selain tokoh) kepada pihak Urus Setia 30 hari sebelum melaksanakan program bagi tujuan penyelarasan dan pemantauan.
2. Pelaksana tidak dibenarkan membuat sebarang pindaan terhadap skop pelaksanaan program melainkan dengan kebenaran bertulis daripada pihak Urus Setia.
3. Pelaksana perlu sentiasa mematuhi terma-terma yang disyaratkan dalam Surat Kelulusan yang telah dimeterai dan garis panduan yang dikemukakan oleh Kementerian ini.
4. Pelaksana perlu memaklumkan secara bertulis kepada pihak Urus Setia sekiranya terdapat perubahan maklumat perhubungan atau maklumat lain berkaitan Pelaksana bagi memudahkan urusan perhubungan dan pengemaskinian data.

TEMPOH  PELAKSANAAN

Pelaksana perlu menyelesaikan program PERANTIS dalam tempoh kontrak iaitu enam (6) bulan atau seperti mana dinyatakan dalam Surat Kelulusan. Pelaksana perlu memulangkan semula peruntukan sekiranya tidak berjaya melaksanakan program dalam tempoh tersebut.

KAEDAH PELAKSANAAN

Program PERANTIS boleh dilaksanakan sama ada dalam bentuk kursus, bengkel, latihan, pementoran, bimbingan atau lain-lain kaedah yang bersesuaian, efektif dan efisien.

PEMILIHAN PESERTA

Pemilihan peserta akan dibuat oleh pihak Urus Setia atau Pelaksana (dengan pemantauan pihak Urus Setia). Jumlah peserta bagi setiap program tertakluk kepada jenis dan kaedah program yang akan dilaksanakan.

PENGIKTIRAFAN KEPADA KERAJAAN

Pelaksana perlu memberi pengiktirafan kepada Kerajaan dengan menyatakan bahawa program tersebut adalah anjuran bersama KPWKM. Antara bentuk pengiktirafan adalah seperti berikut:

1. Menyediakan sijil penyertaan kepada peserta mengikut format yang telah ditetapkan oleh Kementerian.
2. Memaparkan logo KPWKM dalam bahan media seperti backdrop/ banner/ bunting.

Contoh banner individu

Contoh banner organisasi

Contoh bunting

Logo yang berkaitan boleh dimuat turun DI SINI.

PEMANTAUAN DAN PELAPORAN

1. Pelaksana perlu membenarkan Kerajaan pada bila-bila masa yang sesuai untuk melakukan pemantauan/ naziran terhadap pelaksanaan program dan penggunaan geran PERANTIS.
2. Kerajaan mempunyai hak memantau perkembangan dan perjalanan program bagi memastikan penerima tidak menyalahgunakan peruntukan tersebut.
3. Sebarang ketidakpatuhan terhadap mana-mana ketetapan boleh dikategorikan sebagai pelanggaran syarat dan boleh diambil tindakan undang-undang.

LAPORAN PEMANTAUAN PROGRAM

Pelaksanaan program akan dipantau dan dinilai oleh pihak Urus Setia serta Pejabat Pembangunan Wanita Negeri (PPWN) daripada semasa ke semasa. Dapatan daripada pemantauan ini akan disertakan dalam Laporan Pemantauan Program.

LAPORAN PELAKSANAAN PROGRAM

Adalah menjadi tanggungjawab Pelaksana untuk mengemukakan Laporan Pelaksanaan Program (LPP) kepada pihak Urus Setia.

1. Setiap Pelaksana dikehendaki mengemukakan LPP dalam tempoh 30 hari selepas program tersebut berakhir.
2. Penerima yang tidak mengemukakan LPP akan dianggap TELAH GAGAL melaksanakan program seperti yang dipersetujui dalam Surat Kelulusan serta perlu memulangkan semula peruntukan yang telah diterima.
3. Laporan perlu disediakan dalam Bahasa Malaysia dan dikemukakan bersama-sama dokumen sokongan.

Senarai dokumen yang diperlukan dalam Laporan Pelaksanaan Program adalah seperti berikut:

A) Perlu dicetak, ditandatangan dan diimbas dalam format pdf:

1. Akuan pengesahan perbelanjaan.

B) Perlu diimbas dalam format pdf:

2. Penyata akaun bank yang menunjukkan transaksi perbelanjaan peruntukan.
3. Semua bukti pembayaran seperti resit dan baucar pembayaran.
4. Sila simpan semua dokumen/ resit asal perbelanjaan dengan rapi, urus setia akan meminta dokumen asal sekiranya terdapat keraguan yang munasabah.
5. Pelaksana perlu memulangkan semula peruntukan yang dibelanjakan tanpa dokumen sokongan yang sah atau melibatkan perbelanjaan yang tidak dibenarkan.

Mana-mana individu yang melakukan pemalsuan dokumen bagi tujuan menipu adalah satu kesalahan di bawah Seksyen 468 Kanun Keseksaan (Akta 574) yang mana jika disabitkan kesalahan boleh dikenakan hukuman penjara sehingga 7 tahun dan dikenakan denda.

C) Salinan dokumen dalam bentuk pdf:

6. Bahan pembelajaran program seperti nota dan slaid.
7. Resume tenaga pengajar.
8. Senarai kehadiran peserta.
9. Atur cara program.
10. Gambar pelaksanaan program
    • Backdrop/ banner/ bunting
    • Penceramah/ VIP
    • Peserta
    • Tempat program
    • Brosur/ bahan promosi

Semua perkara A, B dan C yang dinyatakan perlu diletakkan dalam satu folder, dinamakan (rename) dengan format “LPP – Nama Pelaksana”.

Contoh: LPP – Pertubuhan Wanita Hebat

Kemudian folder tersebut dimuat naik melalui Google Drive. Pautan tersebut perlu disertakan dalam borang Laporan Pelaksanaan Program.

LAPORAN PENILAIAN PROGRAM

1. Peserta diwajibkan untuk menilai pelaksanaan program melalui pautan berikut: PENILAIAN PROGRAM
2. Penilaian ini perlu dilengkapkan dalam tempoh 24 jam selepas siri program berakhir.
3. Penilaian ini perlu dilakukan terhadap semua siri program yang dijalankan secara fizikal (kecuali sesi pementoran).

LAPORAN PRESTASI PESERTA

Laporan Prestasi Peserta WAJIB dilengkapkan oleh semua peserta secara berkala bagi menilai keberkesanan program serta prestasi peserta berdasarkan pencapaian secara individu setelah mengikuti program yang telah dijalankan. Laporan ini akan disediakan oleh pihak Urus Setia. Peserta perlu melengkap penilaian prestasi masing-masing pada peringkat AWAL, PERTENGAHAN dan AKHIR program. Adalah menjadi tanggungjawab penganjur/ pelaksana untuk memastikan perkara-perkara ini dipatuhi.

Pautan Borang Penilaian Prestasi Peserta:

1. Borang Prestasi Awal Peserta
2. Borang Prestasi Pertengahan Peserta
3. Borang Prestasi Akhir Peserta

Panduan mengisi borang:

1. Peringkat AWAL merujuk kepada permulaan program, PERTENGAHAN adalah semasa sesi pementoran/ bimbingan berlangsung, manakala AKHIR adalah selepas program ini tamat.
2. Contohnya, bagi program yang dilaksanakan selama 6 bulan, penilaian ini perlu dibuat pada awal bulan pertama, bulan ketiga dan bulan keenam.
3. Walau bagaimanapun, penetapan tarikh penilaian adalah tertakluk kepada penyelarasan penganjur/ pelaksana berdasarkan kesesuaian program masing-masing.
4. Penetapan kompetensi/ kecekapan:
   • Sila nyatakan sekurang-kurangnya tiga (3) kompetensi yang ingin dicapai melalui program ini mengikut keutamaan.
   • Sasaran kompetensi ini perlu dibincangkan dan dipersetujui oleh tokoh wanita yang membimbing peserta berdasarkan objektif program yang telah ditetapkan.
   • Kompetensi yang sama akan digunakan sebagai indikator pada peringkat awal, pertengahan dan akhir program (peserta perlu catat kompetensi yang ditetapkan untuk rujukan penilaian peringkat seterusnya).
   • Digalakkan supaya setiap peserta dalam program yang sama mempunyai sasaran kompetensi yang sama bagi memudahkan pemantauan. Namun kepelbagaian dibenarkan sekiranya bersesuaian dengan objektif program.
   • Prinsip asas kompetensi ialah spesifik, boleh diukur, boleh dicapai, relevan dan sesuai dengan tempoh program.
   • Penyataan/ ayat kompetensi perlu ringkas dan padat.

Contoh: PROGRAM PEMIMPIN MUDA BERKALIBER

1. Kemahiran pengucapan awam yang berpengaruh
2. Keupayaan menggunakan management tools dalam penyelesaian masalah
3. Kemahiran menggunakan AI dalam projek inovasi

TERMA DAN SYARAT

1. Garis panduan ini merupakan syarat yang perlu dipatuhi oleh pemohon atau mana-mana pihak yang berkaitan dengan pelaksanaan PERANTIS sama ada secara langsung atau tidak langsung.
2. Pihak Kementerian Pembangunan Wanita, Keluarga dan Masyarakat berhak pada bila-bila masa membuat pindaan terhadap garis panduan ini tanpa persetujuan daripada mana-mana pihak.

SENARAI BORANG

1. Borang Penilaian Program
2. Borang Prestasi Awal Peserta
3. Borang Prestasi Pertengahan Peserta
4. Borang Prestasi Akhir Peserta
5. Laporan Pelaksanaan Program

ALAMAT PERHUBUNGAN

Ketua Pengarah

Jabatan Pembangunan Wanita

Kementerian Pembangunan Wanita, Keluarga dan Masyarakat

Aras 25, No. 55, Persiaran Perdana

Presint 4, 62100 Putrajaya

(u.p.: Pengarah Bahagian Pengupayaan Wanita)

Telefon : 03-8323 1618/ 1627/ 1606/1728/1730/1779

Emel : perantis@jpw.gov.my